理事会议制度

1、理事会每年召开二次，原则上上半年和下半年各开一次；如有特殊需要可适时召开理事会议；或遇特殊情况可委托理事长会议研究决定，下次理事会确认；

2、理事会主要讨论决定《基金会管理条例》和《嘉兴市教育基金会章程》中所列各项重大问题，以及必须由理事会研究决定的重大问题；

3、理事会需有三分之二以上理事出席会议方能召开，理事会决定经出席会议的理事过半数通过方为有效；

4、理事会由理事长主持，监事列席会议；理事长因事不能主持会议的，由理事长委托的副理事长或秘书长主持会议。

5、理事会前，秘书处要作好会议有关材料准备，重要议题应在会前印发到全体理事，广泛征求理事的意见；

6、理事会研究决定的事项要形成理事会议《纪要》,形成决议的事项,参会理事分别签名。

7、秘书处作好会议记录。

 

理事长办公会议制度

1、理事长办公会议不定期召开，理事长办公会议由理事长主持；理事长因事不能主持办公会议的，由理事长委托的副理事长或秘书长主持会议。

2、理事长办公会议的组成人员为理事长、副理事长、秘书长等。视情况根据需要可邀请常务理事，监事列席会议；

3、下列事项必须经理事长办公会议集体讨论决定：

①章程的修改（草案）；

②需提交理事会决定的各项工作计划（草案）；

③重大管理制度的制订与修改（草案）；

④年度预算重大开支项目的审定； 

⑤有关理事长、副理事长和秘书长的变动建议，决定常务理事、理事；

⑥其它需要讨论的重要问题。

4、理事长办公会议讨论决定的事项，必须形成纪要，经会议主持人审定后，由秘书处组织实施。 

5、秘书处作好会议记录。

 

基金募集暂行办法

1、本会为地方性公募基金会。坚持自愿捐赠的原则，接受现金、有价证券及其它实物捐赠，捐赠的数量不限；不得以任何形式进行摊派。

2、本会基金来源的主渠道是：自然人、法人和其他组织的自愿捐赠；地方财政资助；基金增值。

3、本会组织募捐或接受捐赠，应当遵守法律法规，符合章程规定。

4、本会应及时向社会公布捐赠人和捐赠单位的捐赠信息；捐赠人提出对其捐赠行为、捐赠财产等有关事项保守秘密时，本会应按捐赠人意愿履行保密责任。

5、本会秘书处负责受理捐赠的具体业务，并将捐赠情况登记造册存档。对捐资单位和个人，均须开具嘉兴市教育基金会捐赠专用收据，并在本市媒体或教育基金会网站上予以公布，对捐赠数额较大的单位和个人由本会颁发证书。

捐赠工作流程

1、双方商洽

捐赠方与基金会（含受赠方）一起协商并达成初步捐赠意向（确认捐赠）；约定捐赠资金的用途和管理办法，制定捐赠协议书

2、签订协议

捐赠方与基金会（含受赠方）签署捐赠协议（签约方各执一份）

3、捐款入账

捐赠方按照捐赠协议的要求将捐赠资金转入嘉兴市教育基金会账户或将所捐赠物品妥善送达双方指定位置

4、开具发票

基金会在收到捐赠资金或实物一周内向捐赠方开具公益事业捐赠收据。

5、公示鸣谢

根据捐赠方意愿，双方视情况举行捐赠仪式，颁发捐赠证书，或在网上公示。

6、管理使用

基金会做好捐赠资金的使用，并向捐赠方及时汇报项目的实施情况

 

秘书处工作制度

1、加强政治理论和业务知识学习，提高政策理论与业务水平；坚持以人为本，服务教育的宗旨；努力工作，当好理事会和理事长的“参谋”。

2、做好年度工作安排，及时总结提高；做好理事会和理事长会议的有关准备工作；提供监事所需要的资料和情况；

3、编制月（季、年度）财务报表，每半年提供年度预算执行情况分析，并向理事长会议报告；

4、策划并组织开展“奖优帮困”等公益活动；

5、负责重大募资活动的策划与实施及有关工作；

6、负责本会年检、评估的有关工作；

7、负责与业务主管部门的工作联系与协调；

8、及时掌握年度资金募集进度，提供资金募集情况供理事长会议决策；

9、拟订并组织实施基金运作方案；做好信息收集、发布和资料积累有关工作；建立、完善本会文书和电子档案；加强本会网站建设和管理，并发挥沟通社会、依法办会、民主治会的作用；加强与新闻媒体的联系与沟通，做好宣传工作；

10、保持与省及各县（市）区教育基金会的密切联系，互通情报，开展工作交流与合作；

 

工作人员职责

1、理事长职责

①、理事长是本会的法人代表，负责和主持本会的全面工作；

②、召集和主持理事会及理事长办公会议，贯彻落实市政府、市教育局指示精神。

③、检查理事会和理事长办公会议决议的落实情况；

④、代表本会签署重要文件；

⑤、审批基金会财务开支，并随时检查财务收支情况；

⑥、章程和理事会赋予的其他职责。

副理事长协助理事长工作。

2、秘书长职责

①、主持本会日常工作，组织实施理事会和理事长办公会议决定、决议；

②、负责组织并实施重大募资活动；

③、负责“奖优帮困”等主要公益活动的实施；

④、协助理事长对本会进行日常管理；

⑤、组织起草需提交理事会和理事长会议研究决定的各项工作计划、方案、制度和工作总结；

⑥、掌握本会财务收支情况，及时向理事长报告有关情况；受理事长委托审批财务制度规定以内的开支；

⑦、负责本会的宣传、联络和协调工作，保持本会良好的社会影响；

⑧、受理事长委托，协调法律顾问开展有关工作、处理有关法律事务；

⑨、负责本会信息发布与审定、上报材料的草拟与审定；

⑩、完成理事长、副理事长交办的其他工作。

 

3、专（兼）职干事职责

①、负责保管本会印章、文件，做好文件的收发、催办、归档等工作；

②、负责办公用品的采购和管理；

③、负责来人来访接待工作，各界来信登记与回复，并做好上传下达工作；

④、负责本会的各种文字材料的整理、装订、上报和保存，负责募集资金的登记、宣传资料的发放等工作；

⑤、负责本会网站有关资料的收集和更新，协助做好“奖优帮困”的管理工作；

⑥、完成秘书处布置的各项工作。

 

信息发布与管理办法

为规范信息的发布，维护和公众合法权益，促进本会信息健康、有序发布，特制定本办法。

1、必须遵循民政部关于《基金会信息公布办法》和国务院新闻办公室与信息产业部关于《互联网新闻信息服务管理规定》的规定，制作和发布本会的各类信息。

2、本会的信息有：党和国家有关公益慈善事业方面的方针政策、法律法规和制度；本地区党政机关有关教育基金会工作的指示；本会基金募集、管理和使用情况；“奖优帮学”方案；其他公益活动；理论与实践研究；工作交流；重要会议内容等。

3、信息制作要坚持实事求是的原则，真实地反映各类信息的原貌。

4、凡应公开的信息，要充分利用有关媒体或会议及时向公众发布；不能发布的信息，严格按照国家保密法等有关法律法规和政策执行。

5、信息发布，可利用纸质公文、报刊、电视、广播、会议和网站进行。同一信息可采用多渠道、多形式发布。

6、严格信息制作与发布审批程序。各类信息制作和管理由秘书处负责，报理事长或秘书长签字同意后，方可发布。

7、发布或未发布的信息，都要按规定登记造册存档备查。

 

档案管理制度

教育基金会的各类文书档案，是真实反映我会组织沿革、各项工作的发生和发展、教育基金事业改革和发展的原始记载，是编写和研究教育基金会历史的原始资料与重要依据。为了加强我会电子和文书档案管理，根据《中华人民共和国档案法》制订本规定：

1、档案资料的收集与管理。秘书处的成员都要注意档案资料的收集和保存，并由秘书处专职人员负责档案的收集和整理。

2、加强文书和电子文件的管理。文书和电子文件要及时整理、分类、分项、编目。需上网的文件要及时按要求上网，接受社会监督。必要时所有文书档案材料以电子文件保存。

3、各项档案资料的收集主要是本会开展的各项业务活动。如募集资金、奖励优秀教师和教育工作者、资助贫困学生和困难教职工、理事会和监事会的会议及决定、组织机构的变动和人事变更情况、公益活动论证及实施情况、理论与实践研讨等方面形成的文书、财务、音像、图片、照片、表格等资料的收集、整理与归档。

4、严格遵守《中华人民共和国档案法》，认真执行行政企事业单位档案保管10年（本会一般性通知、函件，县市区上报的重要材料和省教育基金会有关通知、一般性指示等）、30年（省、市党委、政府有关文件、政策，本会会议记录、电话记录、工作简报、照片、音像资料等）和永久（本会所有财务资料、所有捐资人资料、所有受助人资料、重要计划、方案和会议纪要、章程、制度年检和评估结果等）三类保管期限。需向市档案局移交的档案要做好移交工作，确保档案的安全与完整。

5、建立和完善档案借阅手续。内部借阅，要做好借阅登记，按时归还；档案原则上不外借，确需外借时，必须由借阅人或借阅单位提出申请，经秘书长批准后方可借出，并及时归还。

6、过期档案或失效档案的销毁，要在秘书长的指导下进行必要的鉴定、登记在册，经理事长会议批准后方可销毁。

7、档案管理人员要不断加强业务学习，不断提高档案工作水平。按照档案管理部门的要求，做好档案分类归档、编目、编号、排列、装盒等各项工作。

8、档案人员要熟悉库藏档案情况，努力开发档案信息资源，开展档案利用工作，为教育基金事业改革发展服务。