为加强档案管理，规范档案的保存，根据嘉兴市教育基金会实际情况，制定本制度。

一、档案归档制度

(一)归档范围

凡是反映本基金会工作或业务活动以及其他具有查考利用价值的各种载体的文件材料，均属归档之范围。

1、登记管理部门、业务主管部门制发的属于本基金会主管业务并需执行的文件，普发的非主管业务但需执行的法规性文件，上级召开的需贯彻执行的会议主要文件以及上级领导针对本基金会的重要讲话、指示等。

2、非隶属单位制发需要执行，业务或工作联系密切以及检查本基金会工作制发或形成的主要文件。

3、本基金会重要活动，重大事件以及专门业务形成的文字材料、照片、音像等。

4、基金会和个人其他有重要保存价值的文件、资料、图书、实物等。

 (二)归档时间

需要归档的文件材料，一般按年度进行整理、归档。即须在当年上半年内，将上一年度本基金会形成的以及其他属于归档范围的各种载体的文件、材料，按照规定，收集齐全，整理立卷，再由档案人员进行规范整理和实行集中保管。

(三)档的基本要求

1、归档进室的文件材料须齐全、完整、准确，即每年需归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数等，不得残缺不齐。

2、归档进室的文件材料应系统、条理、规范，即符合文件的自然形成规律，保管期限区分准确、分类科学、组卷合理，卷内文件排列有序、条理清楚。

3、归档进室的案卷技术加工符合要求，即案卷封面填写内容齐全准确，格式规范，统一打印;案卷装订整齐美观，案卷排列及编号符合规定。

二、档案保管制度

 (一)根据保存档案的数量，必须设置使用的专门档案柜和档案用具。

 (二)注重采用科学的现代化的档案保管，利用高技术手段、管理方法和设施设备，上等级和有条件的应配备去湿机、空调和微机等现代化设备，努力延长档案的使用寿命，保证档案的安全保存和更好利用。

(三)接收档案必须认真验收，并办理交接手续，对接收和移出的档案要及时登记和统计，并进行规范化整理，保证档案完整、系统。

 (四)对保管的档案要每年进行一次小检查，年终进行一次大检查，发现虫蛀、霉变、损坏、丢失档案等现象要及时报告领导，并积极采取措施予以处理。

(五)要定期对库藏档案进行清点核对，做到帐务相符，对损坏和模糊不清的档案要及时抢救和修复。

三、档案保密制度

 (一)档案工作人员要努力学习马列主义、毛泽东思想，学习党的方针政策，增强党性观念，在政治上与党中央保持高度一致。

(二)严格遵守《档案法》和《保密法》的规定，做好档案的安全、保卫、保密工作，做到不该说的不说，不该记的不记，不在任何地方和任何人面前谈论档案中涉及党和国家机密的有关内容。

(三)严格执行档案的查(借)阅制度，对不符合正当手续的利用者，不查档不借档。档案人员不经领导批准，不允许擅自为自己的亲戚朋友提供档案资料。

(四)工作人员不准私自将档案带出室外，不准带领非本基金会人员私自翻阅档案柜。

(五)工作人员阅卷要坚持随用随提，下班时应及时入库，未使用完毕的，可暂入柜或抽屉，严禁堆放在桌面上。

(六)对违犯本制度者，视情节轻重给予相应的批评教育和行政处分;构成失泄密罪的，依法追究刑事责任。

四、档案资料查(借)阅制度

 (一)查档案人员须持本介绍信，注明查档人身份，查档范围和目的，方予接待;利用已开放的档案，持身份证即可。

(二)查阅机密档案和重要档案，必须经主要领导批准后，方可查阅。

(三)档案资料一般不予借出馆、室外使用，如特殊情况非借出不可，需按规定办理借阅手续，借出的档案不得超过三天，逾期需要重新办理借阅手续。

(四)查阅人员必须填写《档案借阅登记表》，利用档案后，均应填写和效果记录。

(五)查阅档案的人员，要爱护档案，不准擅自摘录、拍照、复制和互相转阅，不准圈划、涂改、撕页和拆卷，对损坏档案者，要追究其责任。

(六)查档者取证档案须经批准后，方可复制(手抄、打字、复印、拍照等)，经核对无误后，盖章生效。

五、本制度自理事会通过之日起执行。(2019年6月17日三届五次理事会)